전자우편을 보낼 때 가장 귀찮은 작업을 꼽으라면 아마도 많은 사람들이 전자우편 주소를 꼽을 것이다. 이미 도착한 메일에 대해 답장을 쓸 경우에는 읽은 편지에 대한 회신 버튼만 누르면 전자우편 주소가 자동으로 입력되지만 그냥 메일을 쓰려고 할 때는 메일 주소를 모두 입력해야 하는 불편이 있다. 이런 불편을 해소해줄 수 있는 것이 주소록(Address Book)이다.

최근 가장 많이 사용되는 메일 클라이언트인 넷스케이프의 메일 브라우저와 마이크로소프트(MS)의 아웃룩 익스프레스(OE) 모두 주소록을 기본으로 제공하는 데, 이 주소록을 잘 활용하면 메일 주소를 간편하게 관리할 수 있다. 즉 주소록에서 미리 메일을 자주 보내는 사람의 이름과 메일 주소, 닉네임을 적어두는 것이다. 이렇게 작성해 놓으면 나중에 메일을 보낼 때 닉네임만 입력하면 자동으로 메일 주소가 주소 입력창에 함께 붙어서 가게 된다. 주소를 잘 입력해 놓기만 하면 다음부터는 전자우편 주소를 확인해 볼 필요없이 이름만 입력하면 되므로, 업무 효율을 높이는 데 큰 도움이 될 수 있다.

전자우편 프로그램으로 국내에서 가장 많이 사용되는 것은 역시 넷스케이프 내비게이터나 커뮤니케이터와 함께 들어 있는 메일 프로그램인 메신저이다.

넷스케이프의 메일 프로그램을 사용하는 방법은 크게 두 가지로 나눌 수 있다. 4.0버전의 경우 메신저를 선택해 브라우저 실행 없이 띄울 수 있으며 3.0버전까지는 브라우저를 열고 나서 메일 브라우저를 여는 방법이 있다. 이중 가장 많이 사용하는 방법이 두 번째 방법이다.

하지만 브라우저보다는 메일 클라이언트로 더 많이 활용하는 사용자들이라면, 내비게이터를 실행시켰을 때 메일창만 띄우거나 브라우저와 메일창을 동시에 시작했으면 하고 바라게 된다. 이럴 경우 4.0 브라우저 화면에서 Edit→Preference→Appearance를 선택하고, On startup launch에서 Messenger Box를 선택해 주면 된다. 3.0버전에서는 Option→General Preferences로 들어가면 된다.

이렇게 해놓으면 다음에 넷스케이프를 실행시켰을 때 자동으로 메일 클라이언트까지 동시에 띄워져, 자동으로 메일 서버로 찾아가 새로운 메일을 검색해 오는 것을 볼 수 있을 것이다.

인터넷 메일링 리스트를 이용하면 전문 정보를 지속적으로 받을 수 있는데, 이 메일링 리스트가 무엇이고 어떻게 등록해 사용할 수 있는지 궁금해 하는 사용자가 많다.

메일링 리스트는 전자우편으로 운영되는 토론실 혹은 토론 그룹이라고 말할 수 있다. 예를 들어 영화에 관심이 있는 사용자들이 모여 자신들의 전자우편 주소를 모아 놓고, 이를 이용해 다양한 정보를 교환하고 토론도 하는 것이다.

메일링 리스트는 일반적인 1대 1 전자우편을 통한 정보 교류와 달리 1대 다수의 형태로 토론 그룹의 성격을 갖게 된다. 자신이 올린 전자우편이 메일링 리스트에 등록된 모든 사용자에게 동시에 배달되기도 하고, 역으로 다른 이용자가 올린 전자우편이 자신에게 배달되기도 하는 것이다.

현재 메일링 리스트는 전세계적으로 수십만 개에 이르며 국내에도 상당수의 메일링 리스트가 있다. 메일링 리스트의 영역은 정치, 경제, 사회, 문화 및 정보통신 관련 등 다양하다.

메일링 리스트에 등록하는 것은 아주 쉽다. 메일링 리스트는 사람이 일일이 관리하는 것이 아니라 메이저 도모나 리스트 서브와 같은 관리 프로그램을 통해 자동으로 등록, 탈퇴 그리고 메일 전송을 책임지게 된다. 따라서 자신이 관심 있는 영역의 메일링 리스트를 찾아 「subscribe 메일링 리스트 이름」만을 본문에 써 넣은 전자우편을 보내기만 하면 자동으로 메일링 리스트에 등록이 된다. 물론 관리자의 허락을 받아야 등록이 되는 폐쇄적인 메일링 리스트도 있지만 대부분의 메일링 리스트는 단순히 가입 명령을 적은 전자우편 한 통으로 등록이 가능하다.

PC를 운용하는 도중 인터넷을 통해 새로운 애플리케이션을 다운로드 받거나 파일을 복사하지도 않았는데 갑자기 하드디스크가 부족하다는 메시지가 뜨는 경우가 있다. 이런 상황이 오는 가장 큰 이유 중의 하나는 인터넷 사용 때문이다.

인터넷을 사용하기 위해서 웹 브라우저를 두 개, 메일 클라이언트도 두 개, 전문 뉴스그룹 리더 정도를 이용하다 보면 그것만으로도 10MB에서 많게는 100MB까지의 공간을 소진해 버리는 경우가 있다. 특히 대용량의 파일이 메일로 오거나 웹 페이지를 메일로 다운로드 받으면, 메일함은 쉽게 수십메가 이상의 용량을 차지하게 된다.

이 파일들은 각 메일 클라이언트에 따라 다양한 이름으로 저장되기 때문에 쉽사리 건드릴 수도 없다. 이때 가장 좋은 방법으로, 우선 대용량의 파일이 첨부돼 오면 그 파일을 하드디스크의 다른 폴더로 안전하게 옮긴 다음 그 메시지를 확실하게 삭제하는 것이다. 이 밖에도 메일함이 어느 정도 차면 필요없는 메시지를 즉시 삭제해 두는 것이 일반적이다.

하지만 일부 프로그램의 경우에 모든 파일을 삭제해도 큰 용량의 파일은 그대로 남는 경우가 있다. 이런 프로그램들은 대부분 자체적으로 파일 삭제 옵션을 두기 때문이다. 따라서 이때는 옵션 메뉴를 선택해 빈 공간을 만들어주는 옵션을 찾아 파일을 정리해야 한다.

인터넷 전자우편을 사용하다 보면 각종 스팸 메일에 시달리게 되는 경우가 종종 있다. 자신이 원치도 않았는데 광고성 메일이 자신의 메일 박스에 가득 차게 돼 짜증이 나는 경우가 한두 번이 아니다.

이런 경우를 만났을 때 특정인으로부터 메일을 받지 않는 방법은 없을까 하고 생각하게 된다. 아직 보내오는 메일을 거부할 수 있는 방법은 없지만 약간의 편법을 사용하면 메일을 받지 않는 것처럼 느낄 수는 있다. 대부분의 메일 프로그램이 최근 지원하기 시작한 「필터링」 기능을 이용하는 방법이다.

특정인으로부터 오는 메일이나 제목별, 본문 내용 등에 따라 메시지를 미리 지정한 디렉터리로 보내거나 별도로 관리할 수 있는 필터링 기능 중에는 특정 메일을 골라 삭제할 수 있는 기능이 있다. 이를 이용해 대부분의 스팸 메일이나 받고 싶지 않은 사람의 메일 어드레스를 지정해 삭제토록 필터링을 설정해 주면 메일 박스에 나오지 않게 할 수 있는 것이다.

넷스케이프 메신저에서는 edit→mail filter메뉴, 마이크로소프트 아웃룩 익스프레스에서는 도구→받은편지함 정리 메뉴가 필터링 설정 항목이다.

많은 인터넷 사용자들은 자신에게 전자우편이 왔는지를 자동으로 알 수 있는 방법에 대해 궁금해 한다. 일부 사용자들은 「유도라」라는 전문 전자우편 프로그램을 사용해 자동으로 편지가 도착한 것을 알 수 있도록 하고 있다. 그러나 유도라는 한글 전자우편을 잘 처리하지 못하는 단점이 있어서 현재는 많이 사용하지 않고있다.

따라서 전자우편의 사용이 빈번해 새로 도착하는 메일을 자동으로 인식할 필요가 있는 사용자라면 최근 베타5까지 나와 있는 넷스케이프 커뮤니케이터4.0을 사용해 보는 것도 좋을 것이다. 커뮤니케이터4.0은 바탕화면에 새로운 전자우편이 왔음을 알려 주는 「nsnotify.exe」라는 실행 프로그램을 따로 내장하고 있다. 이 프로그램을 시작 프로그램에 등록해 사용하면 된다.

시작 프로그램에 등록하는 방법은 윈도95 시작 버튼의 설정 항목을 누른 후 작업 표시줄을 실행시키면 된다. 그후 시작 메뉴 프로그램에 nsnotify.exe를 입력해 넣는다. 이후부터는 새로운 전자우편이 오면 바탕화면의 오른쪽 하단에 작고 빨간 깃발이 나부끼게 된다.

인터넷 전자메일을 사용하고 싶은데 메일 내용을 워드프로세서로 쓴 다음에 이 내용을 메일 프로그램을 이용해 보내려면 어떻게 해야 할까.

넷스케이프 메일이나 마이크로소프트 메일 & 뉴스, 혹은 유도라등은 프로그램내에서 내용을 입력할 수 있는 기능을 제공하고 있다. 그러나 온라인상에서 메일을 쓰기에는 아무래도 불편하다. 또 영어로 문서를 작성할 때는 한영사전이 구비된 워드프로세서를 이용하는 것이 편리한 경우가 종종 있다.

워드프로세서로 작성한 문서를 파일 그대로 메일 프로그램에 첨부(attach)시켜 보낼 수만 있다면 이 방법이 가장 편리하다. 하지만 상대편에서 자신이 사용하고 있는 워드프로세서 프로그램을 갖고 있지 않을 경우에는 그것도 불가능해진다.

이런 경우 약간은 복잡하지만 윈도 운용체계에서 제공하고 있는 클립보드 기능을 이용하는 것이 가장 좋다. 우선 워드프로세서와 메일 프로그램의 입력창을 동시에 열어놓는다. 워드프로그램에서 문서를 모두 작성한 후 이 문서 전체에 블록을 씌운다. 다음에 클립보드로 복사할 수 있는 블록 복사(ctrl+c키)를 선택하고 메일 프로그램의 문서 입력창으로 돌아간다. 문서 입력창에 커서를 옮겨놓고 붙여넣기(ctrl+v키)를 선택하면 블록으로 씌웠던 메일내용이 모두 들어가 있는 것을 볼 수 있다.

문서의 정렬이 제대로 안돼 있을 경우 커서를 이용해 이를 조정한 다음 보내면 된다.